Pełnomocnictwo w aktach każdej sprawy

Pełnomocnictwo, dokument umocowujący do działania w cudzym imieniu, zazwyczaj także na rzecz mocodawcy. Ważny dokument, od jego skuteczności, bądź jej braku, uzależniona jest skuteczność czynności prawnej dokonanej przez pełnomocnika.

W przypadku czynności prawa cywilnego, takich jak umowy, brak skutecznego umocowania prowadzi do bezskuteczności zawieszonej, tzw. możliwości potwierdzenia umowy przez osobę na rzecz, której domniemany pełnomocnik działał, a w przypadku braku takiego potwierdzenia do jej nieważności.

W przypadku postępowania administracyjnego, w tym podatkowego, brak należytego umocowania może stanowić przesłankę jego wznowienia związaną z tym, że strona nie z własnej winy nie brała w nim udziału (art. 240 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej), w pewnych wypadkach może stanowić także przesłankę nieważności decyzji administracyjnej związaną z wydaniem decyzji z rażącym naruszeniem prawa (art. 247 § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej).

Pełnomocnictwo jest oparte na zaufaniu łączącym mocodawcę i pełnomocnika. Zaufanie, to rzecz jasna, może być większe lub mniejsze. W związku z tym w praktyce spotyka się dwie szkoły udzielania pełnomocnictw. W pierwszym wariancie pełnomocnictwo jest na wszelki wypadek udzielane „do wszystkiego”. W takim wypadku celowo umieszcza się w nim wszystkie możliwe przypadki, które mogą pełnomocnika spotkać, aby w razie wątpliwości, nie było wątpliwości, że pełnomocnik może działać za mocodawcę. W drugim wariancie mocodawca ogranicza pełnomocnika do działania w zakresie określonego rodzaju lub typu czynności albo udziela wręcz pełnomocnictwa do dokonania określonej czynności.

Pełnomocnictwo udzielone do „reprezentowania podatnika we wszystkich sprawach związanych z rozliczeniami podatkowymi, w tym do podpisywania deklaracji, składania wniosków o stwierdzenie nadpłaty, wniosków o zaliczenie nadpłaty na poczet innych zobowiązań podatkowych, reprezentowania podatnika w trakcie czynności sprawdzających, kontroli podatkowej oraz postępowań zmierzających do wydania decyzji, a także do wniesienia odwołania i reprezentowania w trakcie postępowania wszczętego na skutek jego wniesienia przed wszystkimi właściwymi organami podatkowymi” jest oczywiście skuteczne, co do wszystkich czynności w nim wymienionych i co do każdej z nich z osobna.

Jednak zakres przekazanych pełnomocnikowi spraw jest na tyle szeroki, zarówno przedmiotowo (wymienione wyżej czynności), jak też podmiotowo (różne, ze względu na właściwość rzeczową i miejscową organy podatkowe), że trudno wymagać od organu poszukiwania dokumentu pełnomocnictwa w każdej toczącej się przed nim sprawie albo uznać za pełnomocnictwa złożone w konkretnej sprawie, to które zostało złożone wprawdzie w tym samym urzędzie, ale w innej sprawie objętej także zakresem tego pełnomocnictwa.

W takiej sytuacji, to na pełnomocniku spoczywa obowiązek wykazania, że jest uprawniony do reprezentowania mocodawcy. Ponadto sam fakt udzielenia pełnomocnictwa nie wyłącza możliwości osobistego działania mocodawcy, także w tej sprawie, która jest przedmiotem udzielonego pełnomocnictwa. Kwestia ta, od czasu do czasu, jest rozstrzygana przez NSA, w tym w wyroku z dnia 10 grudnia 2013 r. w sprawie II FSK 452/12, w którym sąd stwierdził m. in.: 

W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, w myśl art. 137 § 3 Ordynacji podatkowej, pełnomocnik obowiązany jest dołączyć do akt konkretnej sprawy oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Zgodnie z utartym poglądem orzeczniczym przez akta, o których mowa w tym przepisie, należy rozumieć akta konkretnego postępowania podatkowego albo kontroli podatkowej. (…)

Zdaniem sądu kasacyjnego, bez względu zatem na zakres udzielonego pełnomocnictwa, pełnomocnik poprzez wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 137 § 3 Ordynacji podatkowej, to jest dołączenia do akt każdej sprawy dokumentu zawierającego pełnomocnictwo decyduje w rzeczywistości o tym, czy będzie zastępował stronę w konkretnej sprawie i w jakim zakresie. Organ nie ma natomiast prawa dokonywania ustaleń, z czym zresztą zgadza się sąd pierwszej instancji, czy strona w danej sprawie chce działać samodzielnie, czy przez pełnomocnika i w jakim stopniu został on do niej umocowany. Są to elementy stosunku prawnego łączącego mocodawcę oraz ustanowionego przez niego pełnomocnika. Organ podatkowy mając na względzie ochronę interesu mocodawcy nie może ingerować w ten stosunek, interpretować wolę mocodawcy i poddawać ocenie, w ramach danego postępowania, stopień tej ochrony (…). 

Pełnomocnictwo uprawniające do działania nieraz „przed wszystkimi sądami lub organami w zakresie udzielonego pełnomocnictwa” sprawia per se, że sam dokument pełnomocnictwa (jego poświadczona kopia) powinien zostać dołączony do każdej sprawy, w której pełnomocnik działa. W takim wypadku organ podatkowy nie ma możliwości sprawdzenia, ani też nie należy to jego kompetencji, czy pełnomocnik jest skutecznie umocowany w zakresie konkretnej sprawy. Obowiązek właściwego udokumentowania udzielonego pełnomocnictwa spoczywa zatem na pełnomocniku, a negatywne konsekwencji niewłaściwego umocowania (lub braku jego udokumentowania) dotkną mocodawcę, jako stronę postępowania administracyjnego.

Sygnatura sprawy: II FSK 452/12. 

Teza: Organ nie ma prawa dokonywania ustaleń, czy strona w danej sprawie chce działać samodzielnie, czy przez pełnomocnika i w jakim stopniu został on od niej umocowany. Są to bowiem elementy stosunku prawnego łączącego mocodawcę oraz ustanowionego przez niego pełnomocnika.

In the judgement II FSK 452/12 Supreme Administrative Court stated that tax office is not authorized to determine if in certain case person would like to act by a himself or by a proxy. For that reason tax authorities are not obligated to check if general proxy was submitted in other cases or to other authorities. It means that in every case proxy has to submit certified copy of the power of attorney even if he has "power for representation before all authorities and courts in all cases".